Поширені помилки при написанні заявки, і як їх уникнути.

Поширена думка, що написання тендерної заявки займає багато часу, складно і включає багато документації – і це переважно так. Однак, щоб зробити процес написання заявок набагато простішим, ми обговорюємо типові помилки, з якими стикається більшість людей під час написання тендерних пропозицій на сайті sale.ueex.com.ua, і те, як їх уникнути.

Не читаючи специфікацію

Окрім написання сотень заявок, розглядають тендерну документацію для клієнтів, і найпоширеніший коментар полягає в тому, що очевидно, що організація не прочитала специфікацію, і що вона не відповідає на питання правильно. Пріоритетом буде прочитати специфікацію та будь-яку додаткову документацію, і використати це, щоб керувати своїми відповідями.

Не вдалося завантажити всю необхідну інформацію

Для подання заявки, як правило, потрібна низка документів, заповнені відомості про методи, графіки цін, декларації, посилання – список можна продовжувати. Це дуже проста порада, але варто переконатися, що включили всю необхідну інформацію – якщо ні, то, швидше за все, заявка буде невідповідною і не вдалою.

Забувши перевірити спілкування з покупцем

Більшість закупівель здійснюються через Інтернет-портал, і вся комунікація з покупцем здійснюється через цей портал. Не варто забувати перевірити через портал будь-які запитання щодо роз’яснень або оновлення щодо контракту, на який претендується, оскільки це може містити важливу інформацію, яку потрібно знати. Загальні роз’яснення включають підтвердження підрахунку слів або сторінок, продовження терміну, додаткове пояснення певних питань або фінансової інформації та навіть натяки на те, що покупець шукає у заявці. Можна опинитися в невигідному становищі, якщо не будете в курсі всіх повідомлень покупця або якщо не подасте запитання щодо роз’яснень щодо чогось, у чому ви не впевнені.

Не проводити своїх досліджень

Не потрібно йти на співбесіду, не проводячи досліджень, і торги за контрактом не повинні відрізнятися. Варто дослідити орган, що присуджує: які їх стратегічні цілі, цілі та завдання для цього контракту? Це, в свою чергу, має керувати темами виграшу та власною стратегією контракту. Також варто провести дослідження своїх конкурентів – як можна виділити себе і чим вирізняється організація? Це має бути відображено у заявці на участь у тендері та має бути чітким повідомленням. Оглянути тендери можна на сайті sale.ueex.com.ua/filter/arrested-property.

З видом на передбачені обмеження слова чи сторінки

Це може звучати як проста порада, але багато організацій не читають інструкцію для учасників тендеру повністю і можуть пропустити попередження обмежень слова чи сторінки для тендеру. У деяких випадках це може означати автоматичний збій або, принаймні, це означає, що не відомо, скільки або як мало шукає оцінювач, і відповіді цього не відображатимуть.

Припускання, що покупець організацію

Часто чується, що «покупець нас знає», «ми вже працюємо з покупцем» і «у нас є стосунки». Це все чудово, але обов’язково варто вказати очевидне у своєму тендері та вдатися до деталей – припустимо, що покупець не мав попередніх знань про бізнес. Ще один момент, на який слід звернути увагу – це те, що особа, з якою є робота або стосунки, може не брати участь у маркуванні подання заявки.